Optimierung der Sichtbarkeit und Unternehmenskommunikation und Arbeitsprozesse durch INQA-Beratung

In dieser Fallstudie beleuchten wir die erfolgreichen Maßnahmen eines mittelständischen Unternehmens, das mithilfe der INQA-Beratung seine interne Kommunikation und Arbeitsprozesse optimierte. Das Ziel war eine verstärkte Sichtbarkeit in den sozialen Netzwerken, insbesondere auf Facebook, um bei den Endverbrauchern präsenter zu werden.

Ausgangssituation: Herausforderungen im Unternehmen

Das Unternehmen, das ein Abonnement-basiertes Produkt für Endverbraucher anbietet, beschäftigt über 200 Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen wie Einkauf, IT, Marketing, Vertrieb, Pressestelle und Call Center. Der Wunsch nach einer stärkeren Präsenz in den sozialen Netzwerken offenbarte jedoch sowohl arbeitsorganisatorische als auch technische Herausforderungen.

Silodenken und Kommunikationsprobleme

Eine umfassende Analyse der internen Strukturen und Prozesse zeigte, dass das Unternehmen unter einem starken Abteilungsdenken litt. Die isolierte Arbeitsweise der verschiedenen Abteilungen führte zu erheblichen Kommunikationsproblemen, insbesondere bei der Bearbeitung von Kundenanfragen in den sozialen Netzwerken.

Restriktive Internetpolitik

Zusätzlich wurde das Problem einer veralteten Internetpolitik deutlich. Alle Internetseiten mussten durch die IT-Abteilung freigegeben werden, was unnötige Kosten verursachte und wertvolle Ressourcen blockierte. Diese Regelung frustrierte die Mitarbeiter und beeinträchtigte ihre Arbeitseffizienz stark.

Verbesserungspotential der Online-Sichtbarkeit

Die Online-Präsenz des Unternehmens war ebenfalls verbesserungswürdig. Wichtige Informationen wie Öffnungszeiten oder Preise waren online schwer zugänglich, was die Zahl der Anrufe im Call Center erhöhte und zusätzliche Kosten verursachte.

Umgesetzte Maßnahmen zur Optimierung

Nach der Identifikation dieser Herausforderungen wurden verschiedene Maßnahmen entwickelt und umgesetzt. Dabei spielten die Mitarbeiter eine entscheidende Rolle in der Beratung und Lösungsfindung.

Aufhebung der Internetbeschränkungen

Eine der ersten Maßnahmen war die Aufhebung der Beschränkungen auf freigegebene Internetseiten. Dies entlastete die IT-Abteilung und ermöglichte den Mitarbeitern einen leichteren Zugang zu wichtigen Informationen. Dadurch konnte das Unternehmen etwa 50.000 bis 60.000 Euro pro Jahr einsparen und die Effizienz sowie Zufriedenheit in der IT-Abteilung wesentlich steigern.

Einführung eines FAQ-Systems

Um die Effizienz im Call Center zu erhöhen, wurden häufig gestellte Fragen (FAQs) gesammelt und so aufbereitet, dass sie über Google-Suchen leicht gefunden werden konnten. Dies reduzierte die Anzahl der eingehenden Anrufe und entlastete das Call Center erheblich.

Schulungen zur Optimierung der Kommunikation

Die wichtigste Maßnahme war jedoch die Durchführung von Schulungen, um das Abteilungsdenken aufzubrechen und die Kommunikation zu verbessern. Über einen Zeitraum von zwölf Monaten wurden mehrere Schulungen in Kommunikation und Zusammenarbeit durchgeführt. Diese Schulungen förderten eine Kultur der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit und halfen den Mitarbeitern, die Bedeutung der Kooperation zu verstehen und wertzuschätzen.

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Ergebnisse und Erfolge

Nach der Umsetzung dieser Maßnahmen konnte das Unternehmen signifikante Erfolge verzeichnen. Die Aufhebung der Internetbeschränkungen und die Einführung des FAQ-Systems reduzierten die Belastung der IT und des Call Centers. Zudem führten die optimierten Kommunikationswege und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu schnelleren und qualitativ besseren Antworten auf Kundenanfragen in den sozialen Netzwerken.

Nachhaltige Verbesserungen

Die erzielten Ergebnisse übertrafen die ursprünglichen Erwartungen. Das Unternehmen konnte seine internen Prozesse nachhaltig optimieren, die Präsenz in den sozialen Netzwerken stärken und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Besonders hervorzuheben ist die aktive Beteiligung der Mitarbeiter an der Lösungsfindung und Umsetzung, was deren Zufriedenheit und Engagement spürbar steigerte.

Fazit

Die INQA-Beratung hat dem mittelständischen Unternehmen entscheidend geholfen, seine internen Strukturen und Prozesse zu optimieren sowie die Sichtbarkeit in den sozialen Netzwerken zu erhöhen. Die erfolgreiche Umsetzung der Maßnahmen führte zu einer nachhaltig verbesserten Effizienz und gesteigerter Kundenzufriedenheit, was die Relevanz und den Nutzen solcher Beratungsprojekte eindrucksvoll unterstreicht.

Diese Fallstudie basiert auf einem etwas älteren Coaching-Ergebnis. Im Jahr 2023 wurde das INQA-Projekt aktualisiert und an die moderne Arbeitswelt angepasst. Auch die Coaches werden regelmäßig geschult, um stets auf dem neuesten Stand zu sein.